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La modernización es clave para las empresas corporativas. El cumplimiento corporativo o Corporate Compliance ha llegado a ser parte de esta modernización que las empresas han ido implementando en los últimos 20 años. El World Compliance Association define el Corporate Compliance como un conjunto de buenas practicas y procedimientos adoptados por las empresas corporativas. Por medio del Compliance se logra identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que una empresa pueda enfrentarse, para poder establecer mecanismos de control, gestión y prevención.
¿Por qué las empresas necesitan el Compliance?
La modernización de las empresas, en relación con la aplicación del Corporate Compliance, ha dejado de ser una opción voluntaria para muchas organizaciones y ha pasado a ser un requisito obligatorio para integrar dentro de su estrategia y estructuras internas. Esto con el fin de dar cumplimiento a los preceptos legales o bien para poder protegerse ante situaciones de riesgo que pondrían en serios problemas la estabilidad y continuidad de la actividad cotidiana de la organización.
La función de Compliance se basa en un sistema de gestión de indicadores que permite a las organizaciones gestionar los riesgos de incumplimiento de la normativa. En primer lugar, se diseña principalmente desde la perspectiva del cumplimiento legal, principalmente penal; pero cada vez más, los diferentes modelos están incorporando una dimensión ética, que va más allá del cumplimiento, dirigiéndose hacia la identificación de los valores que deben regir la conducta de la organización.
El concepto de Compliance no es algo nuevo. Sin embargo, la rápida evolución de diversas legislaciones nacionales e internacionales, relacionadas a sanciones aplicables, ha creado un proceso de toma de decisiones preventivas de cumplimiento por parte de las empresas. Esto ha asegurado el papel del Compliance como una de las cuestiones más novedosas a enlistar dentro de las estrategias de gestión de cualquier entidad.
Se trata de identificar formas de comportamiento y reglas de conducta que no sólo permitan reducir el riesgo de incumplimiento normativo, sino que favorezcan la realización efectiva de los valores éticos con los que la organización se identifica. Como mencionaba anteriormente, al incluir las prácticas de Compliance en las empresas, no solo hablamos de un mapa de riesgos penales, normas internas de transparencia y buen gobierno corporativo, sino que también tomamos en cuenta las herramientas a utilizar para que las empresas puedan cumplir con los objetivos claros que establece la ley. Desde su renovación de permisos operativos, pasando por el pago de impuestos anuales.
Las Organizaciones No Gubernamentales Sin Fines de Lucro (ONGs) no se quedan atrás. El rol de un oficial de cumplimiento de una empresa u organización no solamente debe estar enfocado en evitar que se cometan delitos dentro de la entidad, en eximir de responsabilidad penal a la organización, o en construir un sistema de integridad común, sino también a dar cumplimiento a los procesos administrativos esenciales, a los que por ley están obligados.
En los últimos años, las responsabilidades y los requerimientos legales aplicables a las Organizaciones No Gubernamentales (ONGs) han aumentado en Honduras. Estos requerimientos, y las consecuencias que acarrearían su incumplimiento, deben ser diligentemente gestionados, desde el punto de vista legal y ético; no caer en desconocimiento de las normas que las afectan.
Por mencionar requerimientos específicos, la Dirección de Regulación, Registro y Seguimiento de Asociaciones Civiles (DIRRSAC) establece que las Asociaciones Civiles deberán registrar cada Junta Directiva de las Organizaciones de Sociedad Civil. Tomando en cuenta los requisitos siguientes:
- Escrito de solicitud de registro de Junta Directiva (u órgano afín) y emisión de constancia, por el apoderado legal, dirigida al secretario de Estado en los Despachos de Gobernación, Justicia y Descentralización., el mismo deberá acreditar la carta poder correspondiente, debidamente autenticada (auténtica de firma).
- Convocatoria original que hicieron para que los miembros asistieran a la asamblea eleccionaria, firmada y sellada por quien corresponda según los estatutos y con la firma autenticada;
- Certificación original del punto de acta de la Asamblea en la cual consta la elección de la Junta Directiva vigente de la Organización de Sociedad Civil, con la firma autenticada, aunque sea original
- Fotocopia de las tarjetas de identidad de los miembros de la Junta Directiva electa.
Así mismo, toda Asociación Civil deberá presentar un informe anual de sus Estados Financieros, incluyendo la siguiente información:
- Carta de presentación de Informe Anual por el Representante Legal de la Organización o Apoderado Legal indicando la presentación de los Estados Financieros y detalle de actividades de la misma, debidamente sellada y firmada.
- Balance general, estado de resultados y declaración de actividades, la misma debe reflejar en forma clara y detallada la fuente de ingreso y los gastos incurridos por la Organización
Además de estos requerimientos ante DIRRSAC, cada organización debe hacer un análisis de su propio funcionamiento para determinar si necesitará también solicitar exoneraciones ante la Secretaría de Finanzas o los procedimientos que pueden resultar oportunos ante el Servicio de Administración de Rentas (SAR).
Desde esta perspectiva, es importante valorar que el Compliance también se ocupa de regular las operaciones internas para adecuarlas a las normas, diseñando manuales y procesos para garantizar el cumplimiento. Es una función que está en constante cambio para adaptar a la organización a un marco normativo cada vez más amplio y complejo.
Si una ONG cuenta con un oficial de cumplimiento, es de suma importancia que el mismo pueda destacar tres aspectos importantes: la prevención, los riesgos y los protocolos a implementar. Con relación a la prevención se pueden establecer procesos que permitan el cumplimiento de la ley, apuntando a que estos procedimientos se materialicen en el comportamiento diario de los empleados. La distinción de riesgos detecta los delitos que se pueden prevenir. También requiere determinar los riesgos de incumplimiento y analizar su alcance para priorizar las acciones del programa de cumplimiento. Esto nos lleva a diseñar protocolos para prevenir la comisión de delitos o el incumplimiento de requisitos obligatorios establecidos por la ley.
La aplicación adecuada de Compliance para las Organizaciones trae como consecuencias un mejor ambiente laboral, mayor competividad, mayor seguridad jurídica, reducción de problemas legales, y mayor productividad. Toda empresa necesita entrar en esta modernización, para la aplicación diaria y obligatoria del Compliance.