Manrique Hidalgo
La transformación digital actualmente no es una opción estratégica, sino una realidad operativa para la mayoría de las empresas en Costa Rica. La adopción de tecnologías como plataformas en la nube, herramientas de análisis de datos, automatización y sistemas de atención digital ha generado un gran impacto en cuanto a ventajas competitivas. Sin embargo, también ha traído consigo nuevos riesgos, responsabilidades y expectativas regulatorias que las compañías no pueden pasar por alto, especialmente en materia de protección de datos personales.
En este contexto, el gobierno corporativo juega un papel esencial. Una estructura de gobierno sólida no solo organiza la toma de decisiones, sino que también incorpora controles y políticas que protegen uno de los activos más sensibles de toda empresa moderna, tales como, pero sin limitarse a la información personal de sus clientes, proveedores, colaboradores y aliados comerciales.
I- Marco regulatorio aplicable en Costa Rica
En nuestro país, la Ley 8968 denominada “Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales” y su reglamento (en adelante la “Normativa”) establecen los principios y obligaciones que deben cumplir las organizaciones que recopilan y gestionan datos personales. Aunque no son normativas nuevas, la digitalización ha incrementado la cantidad y sensibilidad de la información que manejan las empresas, haciendo indispensable su correcta interpretación y aplicación.
Estos principios, tales como el consentimiento informado, la calidad y veracidad de los datos, el uso para fines legítimos y la obligación de implementar medidas de seguridad, deben integrarse al diseño mismo y estructura del gobierno corporativo y no considerarse únicamente como un requisito de cumplimiento formal.
II- Derechos de las personas y obligaciones para las empresas
Los titulares de datos poseen derechos debidamente detallados en la Normativa tales como: acceder a la información que se tiene sobre ellos, solicitar correcciones, oponerse a determinados usos e incluso pedir la eliminación de sus datos en determinados casos. Esto implica que las empresas deben contar con mecanismos internos eficientes para atender solicitudes y garantizar la trazabilidad del ciclo de vida de la información.
Desde la perspectiva corporativa, esto no solo es un deber legal, sino un elemento que fortalece la relación de confianza con sus colaboradores, proveedores y clientes, un intangible cada día más valioso en mercados competitivos.
III- Registro de bases de datos y transferencias de información
Dependiendo de la naturaleza y finalidad de las bases de datos, algunas empresas están obligadas a registrarlas ante la autoridad correspondiente, sea la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB). Incluso en los casos en los que no se requiere registro, es recomendable que las compañías implementen medidas contractuales y administrativas para garantizar que los terceros o personal interno de la compañía con quienes comparten datos, cumplan con los estándares legales de seguridad y confidencialidad.
La movilidad de datos en entornos digitales exige revisar contratos, políticas internas y flujos de información para prevenir incumplimientos que pueden derivar en sanciones, una responsabilidad personal de administradores, sus representantes legales o incluso dañar uno de los activos más importantes de la empresa: su reputación con el mercado en el que se desarrolla.
IV- Responsabilidad corporativa en la era digital
Una gobernanza adecuada en materia de protección de datos requiere designar responsables internos, documentar procesos, gestionar riesgos y mantener políticas actualizadas. No se trata únicamente de evitar sanciones, sino de asegurar continuidad operativa, mitigar riesgos reputacionales y posicionarse como una empresa confiable ante inversionistas, socios comerciales y/o clientes.
Las organizaciones que integran la protección de datos en su estrategia de gobierno corporativo no solo cumplen con la normativa, sino que también fortalecen su competitividad y credibilidad en el mercado.
Aunado a lo anterior, la protección de datos ya no es un tema exclusivo de tecnología ni un simple requisito normativo, sino que es un componente esencial del gobierno corporativo moderno. En este mismo orden de ideas y en un entorno en el que la información fluye cada vez más rápido, en mayores volúmenes y se le brinda un mayor valor a los datos que manejan las compañías, es que estas deben asegurarse de adoptar políticas, procesos y controles alineados con las exigencias legales y las mejores prácticas inclusive internacionales.
Desde Consortium Legal, acompañamos a las empresas en la revisión, diseño e implementación de modelos de gobierno corporativo que integren adecuadamente la gestión de datos personales. Si su organización desea fortalecer esta área, evaluar riesgos o actualizar sus políticas internas, nuestro equipo estará encantado de asesorarle.