Los canales de denuncia son un mecanismo para identificar conflictos que puedan estar ocurriendo entre partes relacionadas a la empresa (colaboradores, clientes y proveedores) sobre actividades ilícitas o comportamientos que sin un debido tratamiento puedan llegar a convertirse en infracciones.
Existen diferentes tipos de canales de denuncia, por lo que la empresa debe implementar el sistema que mejor se adapte a sus operaciones. Pueden ser correos electrónicos, líneas telefónicas o cualquier otro medio que permita, a la parte interesada, denunciar de manera verbal o escrita.
Los requisitos mínimos para un adecuado funcionamiento y reconocimiento entre las partes son:
- Presentarlo ante las partes garantizando su reconocimiento y entendimiento de uso;
- Garantizar confidencialidad y anonimato para generar confianza;
- Designar a una persona o equipo responsable de atender las denuncias;
- Acusar recibo de la queja al denunciante en un corto plazo;
- Trasladar la denuncia al comité encargado de gestionar la investigación correspondiente;
- Dar respuesta al denunciante una vez concluida la investigación del caso;
- Llevar un registro de casos denunciados;
- Mitigar riesgos identificados en los casos denunciados.
El uso del canal de denuncias debe de estar descrito en el plan de cumplimiento de la empresa para que sea una herramienta eficiente en el tratamiento de casos de conductas ilícitas entre las partes relacionadas. Un buen uso del canal de denuncias contribuye a que la empresa pueda prevenir y, en su caso, gestionar de manera correcta hechos que puedan provocar grandes riesgos y que, al identificarlos, se puedan mitigar para su prevención en el futuro.
Recomendamos revisar periódicamente los procesos internos que involucren las herramientas de denuncias para garantizar mecanismos adecuados entre partes relacionadas.