Contar con políticas y controles para la prevención del lavado de activos es de vital importancia para las organizaciones (sean supervisadas o no) con el fin de evitar incurrir en responsabilidades administrativas o de naturaleza penal, tomando en consideración que los Códigos Penales regulan este delito en sus modalidades dolosa e imprudente. Las personas jurídicas devienen obligadas a implementar políticas y controles cuando se va a realizar una transacción comercial, la prestación de un servicio con un cliente, con sus proveedores, colaboradores, o cuando pretende asociarse con otras personas naturales o jurídicas en la prestación de servicios o cualquier otra actividad mercantil.
En el caso de clientes, es importante diseñar una política de Know your Client, la cual implica realizar una debida diligencia, tendiente a identificar al cliente antes de iniciar la relación comercial o la prestación de un servicio. Para este propósito será necesaria la documentación o información respectiva del cliente, con la finalidad de acreditar su existencia real, socios, accionistas, beneficiarios finales, representante legal, su giro comercial, su dirección, lugar de operación, si existen juicios civiles o penales en su contra, la verificación en listas internacionales, entre otros. Luego, es necesario realizar un proceso de evaluación para verificar la información proporcionada.
Una vez que se ha evaluado la información y se ha categorizado al cliente dependiendo del riesgo (normal, simplificado o incrementado) se determina si la información es suficiente para saber si es necesario solicitar documentación adicional, para luego tomar la decisión de iniciar la relación comercial o la prestación del servicio, así como tomar las medidas de acuerdo con la categorización del cliente. Siendo evidente que el riesgo incrementado es el que implica una mayor diligencia, es decir, procedimientos y controles más rigorosos y, por tanto, mayor diligencia en el proceso de monitoreo o seguimiento de sus actividades que permita contar con la información o conocimiento actualizado sobre el cliente, es de vital importancia exigir, en caso de duda o incremento del riesgo, la información necesaria y oportuna con la finalidad de decidir la continuidad o terminación de la relación.
Las políticas de debida diligencia con relación a los proveedores deben contener las decisiones corporativas relativas a la adquisición de bienes y servicios que permitan iniciar y mantener una relación comercial sin riesgos de ser utilizados en el lavado de activos. Es por ello, que antes de iniciar el negocio o relación comercial se debe solicitar al menos la siguiente información:
- Llenar un formato;
- Documento de constitución como comerciante individual o social;
- En caso de comerciantes sociales, los socios, administradores, representante legal y beneficiarios finales;
- Giro comercial;
- Dirección y teléfonos,
- Si mantiene contratos con el Estado o sólo con el sector privado;
- Si mantiene vínculos familiares o personales con PEP;
- Si opera localmente o también internacionalmente;
- Se debe ponderar el solicitar los estados financieros, tomando en consideración la categorización del proveedor;
- Investigar en lista internacionales y en buros de créditos, previa autorización por escrito.
Es importante mantener la debida diligencia durante la relación comercial, ya que ello brinda la oportunidad de tener la seguridad sobre la integridad de los proveedores en su actividad, lo cual permitirá tomar una decisión informada sobre la renovación o terminación de la relación comercial, y dependiendo de la categorización del riesgo del proveedor, se debe establecer la periodicidad con la cual se debe actualizar la información, siendo un tiempo prudencial o razonable hacerlo anualmente. También es recomendable compartir la obligación de realizar la debida diligencia, por lo que es importante incluir en los contratos una cláusula que contenga la obligación de prevenir el lavado de activos, y otra sobre el conocimiento del código de conducta de la organización por parte del proveedor. Asimismo, se debe ponderar la obligación de contar con un programa de cumplimiento, requisito que también se debe tomar en consideración con relación a los clientes.
En cuanto a la política referente a los colaboradores, la organización debe adoptar una cultura sobre la contratación, promoción y despido, a efecto de prevenir el lavado de activos y demandas laborales que puedan producir un impacto económico significativo que perjudique gravemente las finanzas. En lo referente al lavado de activos, la organización debe realizar una debida diligencia en la contratación de personal, ya que las organizaciones criminales tratan de permear las empresas e instituciones para ubicar o introducir en su seno a sus miembros, integrantes o simpatizantes, para facilitar la realización de acciones delictivas, entre ellas, el lavado de activos. Es por ello, que en el proceso de selección se debe requerir la siguiente información:
- Solicitud de ingreso;
- Documento de identificación personal;
- Referencias personales y laborales;
- Declaración de bienes;
- Origen de sus ingresos;
- Relaciones familiares o personales con funcionarios públicos;
- Antecedentes penales.
Una vez que se ha corroborado la información proporcionada, resulta ineludible la realización de la inducción correspondiente, con la finalidad de informarle sobre los valores y la cultura ética de la organización. Por otra parte, cuando se decide su contratación, se deben establecer controles para dar seguimiento al comportamiento de aquellos colaboradores con funciones de atención al cliente y administración. De igual manera, se debe observar si el nivel de vida que lleva es congruente con sus ingresos, así como las relaciones amistosas que mantiene.
Por otra parte, no se puede soslayar la necesidad de una capacitación constante, así como el conocimiento de los canales de colaboración o denuncia, para que puedan reportar cualquier acto ilícito del que tengan conocimiento.
Finalmente, es importante tomar en consideración el gran aporte que puede brindar la Inteligencia Artificial, la cual proporciona herramientas tecnológicas, que ayudan a mejorar los procesos de debida diligencia, porque permite:
- Procesar grandes cantidades de datos con rapidez;
- Analizar transacciones para detectar actividades sospechosas o anormales;
- Identificar nuevas técnicas utilizadas para lavar activos;
- Construir perfiles de clientes y sus transacciones.
Todo esto nos permite detectar transacciones sospechosas, así como evaluar riesgos asociados con los clientes y transacciones.
Cabe mencionar que existe una variedad de herramientas tecnológicas de inteligencia artificial, que pueden ayudar a los funcionarios de cumplimiento, así como a los administradores de las organizaciones, siendo aconsejable asesorarse con expertos en la materia, para que les recomienden las herramientas tecnológicas que se adapten a sus necesidades y regulaciones legales vigentes en su país, con el fin de no incurrir en responsabilidad por temas de infracción a leyes de protección de datos.