Escrito por: Equipo Regional Tributario
Conforme pasan los años, usualmente los contribuyentes olvidan actualizar sus datos ante la Administración Tributaria. Resulta sumamente importante mantener debidamente actualizados los datos de las actividades económicas que se desarrollan, la información personal del representante legal, y dirección exacta del domicilio fiscal porque esta información es esencial para la Administración Tributaria en los diferentes mecanismos de verificación y control de las obligaciones tributarias del contribuyente.
La siguiente pregunta por formular sería ¿cuál es el beneficio de mantener tales registros actualizados? Principalmente porque facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias en general, evita contratiempos respecto a las actuaciones de verificación y comprobación por parte de la Administración Tributaria y se evitan sanciones.
A continuación, se presentan ciertas consideraciones sobre el deber de actualizar el registro del contribuyente en los países de la región centroamericana:
a. Guatemala
El registro de los contribuyentes se encuentra regulado por la Ley del Registro Tributario Unificado o “RTU”. Derivado de este registro, a cada contribuyente que se inscriba se le asigna un número de identificación Tributaria “NIT”.
El Código Tributario regula, dentro de las infracciones a los deberes formales, la omisión de avisar a la Administración Tributaria de cualquier modificación o actualización de los datos dentro del plazo de 30 días a partir de que se produjo una modificación o actualización. Esta omisión incurre en una multa desde Q50.00 (USD 6.41 aprox.) hasta un máximo de Q1,500 (USD 195 aprox.) por cada día de atraso.
Asimismo, la Administración Tributaria tiene la facultad de actualizar el RTU de oficio u otros registros a su cargo, conforme a la información que proporcione el contribuyente en cualquier declaración de los tributos. En el caso de los contribuyentes que se encuentren exentos, de acuerdo con la ley, deberán presentar su solvencia fiscal para mantener actualizado el registro como persona exenta.
La actualización de los contribuyentes y de sus datos es relevante en Guatemala por varios aspectos. En el caso de los representantes legales, estos son responsables ante la Administración Tributaria hasta que se modifiquen, incluso si el nombramiento se encuentra vencido. Por lo tanto, es relevante considerar que cualquier cambio en la representación deberá actualizarse y modificarse en el registro ante la Administración Tributaria. La misma situación puede suceder en el caso del domicilio de la sociedad, ya que, si no se actualiza, las comunicaciones y notificaciones realizadas por la Administración Tributaria se realizarán en el domicilio que se encuentre inscrito en la sociedad.
b. El Salvador
En El Salvador existe la Ley del Registro y Control Especial de Contribuyentes al Fisco, la cual establece en su Art. 1, inciso segundo que, en el sistema de registro y control especial de contribuyentes al fisco, se registrará y conservará en forma centralizada, permanente y actualizada la información referente a la identificación de los contribuyentes, responsables tributarios, importadores, exportadores y demás obligados formales, así como los sujetos que disponga la ley en materia tributaria.
En ese mismo sentido, el Art. 86 del Código Tributario establece que la Administración Tributaria llevará un registro de contribuyentes de los impuestos que administre, según los sistemas y métodos que se estimen más adecuados.
En el citado Registro deberán inscribirse los sujetos pasivos, que de conformidad a los supuestos establecidos en este Código o en las Leyes tributarias respectivas, resulten obligados al pago de los diferentes impuestos administrados por la Administración Tributaria, incluyendo los exportadores e importadores habituales.
Según el Art. 87 del Código Tributario, los datos básicos del Registro son los siguientes:
- Nombre, denominación o razón social del contribuyente.
- Nombre comercial del o los establecimientos.
- Número de Identificación Tributaria y Número de Registro de Contribuyente.
- Actividad económica.
- Dirección para recibir notificaciones y domicilio tributario.
- Nombre del representante legal o apoderado.
- Dirección de la casa matriz, establecimientos y bodegas.
En ese sentido, el inciso quinto del citado Art. 86 del Código Tributario señala que los contribuyentes deberán informar a la Administración Tributaria todo cambio que ocurra en los datos básicos proporcionados en el Registro, dentro de los cinco días hábiles siguientes de realizado el cambio.
Sin perjuicio de lo anterior, se establecen algunas excepciones, tal como lo señalamos a continuación:
- Toda modificación del Acuerdo de la Unión de Personas o de Sociedad de Hecho originada por cambios de sus integrantes, representante, aportes o participaciones deberá informarse a la Administración Tributaria dentro del plazo de diez días hábiles contados a partir del día siguiente de la modificación.
- Los sujetos pasivos se encuentran obligados a actualizar la información correspondiente a su dirección para recibir notificaciones los primeros diez días hábiles de cada año por medio del formulario respectivo. También se encuentran obligados a informar cualquier cambio en el lugar para recibir notificaciones, dentro del plazo de cinco días hábiles siguientes de suscitado el cambio.
- Durante el procedimiento de determinación de oficio de impuestos, únicamente se permitirá cambio de dirección cuando exista un cambio efectivo de esta, y deberá informarse por el contribuyente o por su apoderado dentro del plazo de cinco días hábiles siguientes de suscitado el cambio.
El incumplimiento de las obligaciones establecidas será sancionado conforme a los Arts. 235 y 237 del Código Tributario, de la manera siguiente:
- No comunicar dentro del plazo establecido todo cambio que ocurra en los datos básicos del Registro, multa de dos salarios mínimos mensuales.
- No informar o informar fuera del plazo correspondiente, el cambio o actualización de lugar o dirección para recibir notificaciones mediante formulario respectivo, multa de nueve salarios mínimos mensuales.
- No informar o informar fuera del plazo correspondiente, el cambio de lugar o dirección para recibir notificaciones, por el apoderado designado para tal efecto, por medio de escrito, multa de cinco salarios mínimos mensuales.
- No informar el cambio efectivo de domicilio, lugar o dirección para recibir notificaciones, multa de nueve salarios mínimos mensuales.
- Fijar o informar un lugar, dirección o domicilio para recibir notificaciones, falso, inexistente o incompleto, multa de nueve salarios mínimos mensuales.
c. Honduras
De acuerdo con lo establecido en El Código Tributario Hondureño, los contribuyentes tienen la obligación de inscribirse ante la Administración Tributaria y obtener su identificación tributaria conocida como Registro Tributario Nacional (RTN). El procedimiento se realiza a través de un trámite denominado “Inscripción”, donde se consigue la información general de cada contribuyente mediante un formulario preimpreso SAR-410. La administración tributaria realiza algunas verificaciones y procede con la generación del RTN o identificador tributario.
Asimismo, el referido Código Tributario establece que los contribuyentes deberán notificar por escrito o por medios electrónicos legalmente reconocidos y autorizados por la Administración Tributaria, cualquier cambio que sea susceptible de producir una modificación de su responsabilidad tributaria o aduanera, sin perjuicio que estas comprueben la veracidad de los cambios notificados.
Este procedimiento se realiza directamente ante el Servicio de Administración de Rentas (SAR). Se le conoce como actualización de Registro Tributario Nacional (RTN) o Actualización de datos y consiste en actualizar o modificar los datos generales de los diferentes obligados tributarios.
Las modificaciones que se deben notificar al SAR son las susceptibles de modificar la conducta tributaria o datos generales del obligado, como, por ejemplo:
- Cambios en los datos generales: en la denominación, cambios de domicilio, o de correo electrónico y número de teléfono establecidos al momento de la obtención del RTN.
- Cambios a nivel de registro mercantil: modificación de representante legal, consejo de administración o juntas directivas según el tipo de contribuyente, socios o accionistas.
Inicialmente, este procedimiento se realizaba únicamente en las oficinas del SAR de manera presencial. En la actualidad, se realiza en línea mediante la plataforma SAR, donde se completan los formularios (SAR-410 y 410 B), con los datos a actualizar. Posteriormente, se cargan con la documentación soporte que acredite los cambios que se están realizando y luego de una revisión, por parte de la autoridad tributaria, se emite un comprobante de Actualización para el archivo de los obligados tributarios.
Es importante mencionar que esta nueva administración está solicitando, previo a realizar cualquier solicitud o trámite, que los datos del obligado tributario se encuentren actualizados en el sistema, ya que, si los mismos no se encuentran al día, primero se debe proceder a la actualización de estos y luego a realizar el trámite o solicitud deseada.
También es importante tener en mente que la Administración Tributaria posee la facultad para realizar fiscalizaciones o requerimientos de información a los obligados tributarios, y el no tener los datos actualizados podría significar una sanción por incumplimiento de obligaciones formales.
d. Nicaragua
Posterior a las reformas fiscales que entraron en vigor en el año 2019, se estableció la obligación de actualizar los datos en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) cada dos años. En este sentido, los contribuyentes tienen la obligación de mantener actualizado sus registros e información ante la Administración Tributaria, para lo cual, como mínimo cada 2 años deberán realizar este proceso de actualización o informar que no ha habido modificaciones. No obstante, de conformidad con la legislación fiscal vigente, los contribuyentes cada vez que realicen una modificación relevante tendrán un plazo de 30 días para solicitar su actualización ante la Administración de Rentas correspondiente.
Algunos de los datos generales que deben mantenerse actualizados son:
- Reformas al pacto social
- Cambio de domicilio fiscal.
- Cambio de representante legal.
- Modificaciones a la composición accionaria y junta directiva vigente.
- Actividad económica principal y secundarias.
- Disminución o aumento de capital social, etc.
Para el cumplimiento de estas obligaciones formales, la Dirección General de Ingresos cuenta con un plan de fiscalización, por lo que, la autoridad tributaria puede notificar Requerimientos de Información Tributaria (RIT) mediante los cuales ordenan actualizar los datos generales de la sociedad y se le otorga un plazo de 10 días hábiles al contribuyente para proporcionar toda la información y documentación requerida por la autoridad. Principalmente, este tipo de requerimientos suelen suceder cuando un contribuyente lleva mucho tiempo sin actualizar sus datos.
El Código Tributario de la República de Nicaragua y sus reformas establece una infracción administrativa por el incumplimiento de esta obligación formal de unas 30 a 50 unidades de multa por cada mes de retraso o desactualización. Tomando en consideración que cada unidad multa equivale a 25 córdobas (USD 0.69 aprox.), la sanción pecuniaria será de 750 (USD 20.65 aprox.) hasta 1,250 (USD 34.41 aprox.) córdobas por cada mes.
En la práctica, es común que las empresas confundan el plazo de vigencia de la cédula RUC (identificación fiscal) con la obligación de actualizar datos, ya que, no reportan las modificaciones sustanciales dentro del plazo de 30 días al considerar erróneamente que no es necesario porque la cédula RUC tiene una vigencia de 2 años. Sin embargo, independientemente de la vigencia de la cédula fiscal, el contribuyente tiene la obligación de reportar estos cambios dentro del plazo legal. Adicionalmente, algunas cédulas emitidas en formato PVC no tienen fecha de vencimiento, pero esto no exime al contribuyente de cumplir con su obligación de actualizar sus datos cada 2 años y muchas empresas con este tipo de cédulas RUC no realizan este trámite de actualización de datos.
Finalmente, es importante mencionar que hemos identificado algunas prácticas de parte de la Administración Tributaria, tales como vincular a un contribuyente con otro a raíz de su composición accionaria, representante legal o junta directiva. Lo anterior ocasiona que el estado de insolvencia de otro contribuyente que comparta accionistas, representante o director afecte a nuestra sociedad, lo cual puede generar rechazos en los distintos trámites ante la Administración Tributaria y hasta bloqueos de la Ventanilla Electrónica Tributaria (VET). En virtud de lo anterior, es importante mantener actualizada la información en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) para evitar este tipo de afectaciones.
e. Costa Rica
Todos los contribuyentes deben consignar la información solicitada por la Administración Tributaria que permite identificar en forma clara a cada obligado tributario, como la actividad económica principal y secundaria, el domicilio de la actividad económica (incluido el número de identificación del servicio eléctrico y nombre de compañía de electricidad), el nombre del representante legal, la dirección del domicilio fiscal, dirección de la casa de habitación del representante legal y la identificación personal o social del que se inscribe, datos de establecimientos auxiliares, entre otros.
Cuando alguno de estos datos se modifican, el contribuyente debe proceder con la presentación del formulario D-140 en un plazo de un mes contado a partir de la fecha en que se origina la variación. A pesar de ello, los contribuyentes suelen no tener tan presente esta obligación. Por eso, la Administración Tributaria podrá de oficio efectuar una inscripción, modificación o desinscripción de oficio.
Un caso típico es la no actualización de la actividad económica o no inclusión de las actividades económicas secundarias. Una omisión en esta actualización podría implicar que se incluya a la empresa dentro del Plan Anual de Fiscalizaciones de una actividad ajena a su verdadero giro de negocio habitual. Por ejemplo, la sociedad ABC en el 2007 se inscribió como contribuyente en la actividad económica de construcción. No obstante, en 2019 empezó el negocio de impresión digital y finalizó la de construcción. Recientemente, le han notificado un inicio de fiscalización para el 2020 debido a que su actividad de construcción es parte del Plan Anual de Fiscalizaciones. Esta fiscalización no tendría lugar si la empresa hubiera actualizado su actividad económica ante la Administración Tributaria.
La actividad económica inscrita por el contribuyente define las obligaciones tributarias que se deben cumplir. Es decir, si un contribuyente se inscribe en la actividad de alquileres de locales, inmediatamente se registrará con las obligaciones del impuesto sobre rentas de capital inmobiliario (formulario D-125), impuesto sobre el valor agregado (formulario D-104) e impuesto sobre personas jurídicas. Distintas serán las obligaciones para aquel contribuyente que se inscriba en la actividad de construcción ya que estará vinculado al impuesto sobre utilidades (formulario D-101) y no al formulario D-125.
De igual manera, si una actividad se finaliza o una persona jurídica se fusiona o disuelve, es indispensable que se comunique dicha situación a la Administración Tributaria. De no cumplir con dicho deber, el sistema de Hacienda continuará manteniendo la inscripción y se generarán las obligaciones que serán insatisfechas, quedando bajo una condición de omiso.
Otra de las situaciones comunes que suelen suceder, es que la empresa no actualiza su domicilio ni el del representante legal. Por ello, la Administración Tributaria notifica en el domicilio que consta en sus registros y así la comunicación es válida. Además, el domicilio del contribuyente determina la competencia de la Administración Tributaria para realizar fiscalizaciones.
No se puede dejar de lado que la no actualizan de los datos del contribuyente ante la Administración Tributaria significa una sanción de un 50% de un salario base por mes o fracción, sin superar el equivalente a tres salarios base. Es decir, la sanción podría ascender a ₡231.100 (USD 407 aprox.), con un máximo de ₡1.386.600 (USD 2.445 aprox.), sin contemplar las eventuales reducciones que pudieran aplicarse.