Escrito por: Marcela Torres
El 2022 finalizó con la aprobación de Reformas a la Ley de Notariado por parte de la Asamblea Legislativa. Estas reformas aún se encuentran en proceso de formación de ley, esperando al veto del órgano ejecutivo, y las que se esperaba que entraran en vigor el pasado 1 de enero de 2023. Esta reforma está compuesta por 14 artículos, de los cuales emanan nuevas obligaciones para los notarios, así como la obligatoriedad de otras, que a pesar de que se encontraban en la ley, por costumbre, no todos los notarios las cumplían.
Con relación a la Reforma a los artículos 23 y 24 de la Ley del Notariado, se ha generado incertidumbre en la manera de cómo se aplicará en el día a día del ejercicio notarial. Dentro de las reformas, lo más significativo es la manera en que se presentarán los libros de protocolo y otros documentos notariales a La Sección de Notariado, ya que no solamente se digitalizará el libro de Protocolo de los notarios, sino que también los legajos de anexos de éste, y las actas notariales, resultando obligatorio que a partir de este año el almacenamiento y presentación de los mencionados documentos será de una manera digital.
Del análisis de las reformas a la Ley de Notariado se detecta un vacío de ley, ya que en el caso de la digitalización de los libros de Protocolo, tantos los agotados como los vencidos, su legajo de anexos, y las actas notariales, la mencionada Reforma omite indicar la forma del almacenamiento de los documentos electrónicos, dejando en manos del notario la decisión de cómo almacenar los mencionados documentos, pudiendo el notario decidir almacenarlo por sus propios medios (discos duros externos, sus computadoras, etc.) o contratar el servicio de plataformas especializadas para el almacenamiento de documentos digitales. Por lo tanto, haciendo una relación con la Ley de Firma Electrónica respectivamente en sus artículos 12 y 13, los notarios deberán de guardar los documentos digitales por medio de un proveedor de almacenamiento de documentos electrónicos, mismos que siempre constarán de manera física o por escrito tales como el libro de protocolo, los anexos de este y las Actas Notariales.
En relación a la reforma del Artículo 53 de la Ley de Notariado, se reitera la obligación notarial de presentar una copia de las actas notariales a la Sección de Notariado, y que, en virtud de la reforma, este año el Notario deberá, de manera obligatoria, extender una copia digital dentro de los 5 días siguientes a su otorgamiento, haciendo uso de la firma electrónica.
Así mismo, la reforma al Artículo 23 de la Ley de Notariado en su inciso 4, impone la obligación al notario de custodiar por 15 años los libros de Protocolo junto a sus legajos de anexos que posea, todo esto posterior a la entrega del documento digital.
En la reforma del Artículo 25 de la ley del notariado se establece que en caso de que los notarios no cumplan con los requisitos de presentación de los Libros de Protocolo junto con sus anexos, no se le autorizarán nuevas hojas de protocolo para la formación de nuevo libro, y que la Sección de notariado se comunicará de forma electrónica con los notarios de sus resoluciones y directrices.
Otra reforma importante, de la cual se derivan nuevas obligaciones para los notarios, es a través del nuevo “Instructivo para la prevención, detección y control del Financiamiento del Terrorismo en materia de Lavado de Dinero y Activos y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva”, el cual fue publicado en el Diario Oficial el 27 de octubre de 2021. Este instructivo dicta que los sujetos obligados, deben cumplir con todas las normas relativas a la regulación Antilavado de dinero en El Salvador con el fin de evitar actividades de Lavado de Dinero, así como la prevención de ser involucrado o utilizado involuntariamente para tales actividades. La entrada en vigor del Instructivo estaba prevista originalmente para el 6 de diciembre de 2021, pero se prorrogó hasta el 6 de junio de 2022 y actualmente se encuentra en vigencia. Según lo contemplado en el Artículo 2 de la Ley contra el Lavado de Dinero y Activos y el Financiamiento del Terrorismo, se establecen diferentes actividades profesionales que se constituyen como sujetos obligados, dentro de estas actividades está la de los Notarios, derivando de esto nuevas obligaciones para los notarios.
Con las reformas en materia contra lavado de dinero, hoy en día los notarios tienen la obligación de registrarse ante la Unidad de Investigación Financiera de la Fiscalía General de la República de El Salvador, según lo establecido en el artículo 77 romano iv del Instructivo; con la finalidad de reportar a partir del 2023 las transacciones que ante sus oficios como notario se otorguen, superiores a US$10,000.00 en efectivo o US$25,000.00 en otros medios (Transferencias Electrónicas, Cheques, etc.) en un plazo máximo de 5 días hábiles luego de realizada la transacción. Para el cumplimiento de esta obligación la UIF ha emitido un documento denominado Guía de Reporte de Operaciones Reguladas para Abogados y Notarios, facilitando así el ejercicio de esta obligación.
En conclusión, este 2023 representa un cambio significativo en el ejercicio de la actividad notarial, representando nuevas obligaciones para los notarios en su actividad diaria, y frente a otras instituciones distintas a la Corte Suprema de Justicia. Así mismo, se espera que estos cambios impliquen una mejor valorización del ejercicio notarial y de la responsabilidad que implica para cada uno de los notarios.