Una pregunta muy frecuente al constituir una sociedad es ¿Cuáles son los libros que debe llevar una sociedad? Para desarrollar esta inquietud, nos referiremos a la sociedad Anónima, por ser esta la sociedad que se constituye con mayor frecuencia, aunque aplica a otras personas jurídicas, salvo excepciones, a lo cual se hará referencia más adelante.
Conforme la norma mercantil los libros que obligatoriamente deben llevar las sociedades anónimas son: I. Libros sociales: a. Libro de Registro de Accionistas: b. Libro de Actas de Asambleas de Accionistas; c. Libro Actas del Consejo de Administración; d. Libro de aumento y disminución de capital; y II Libros contables: a) Libro Diario, b) Libro Mayor; y c) Libro de Balances, y los demás que sean necesarios para exigencias objetivas o de leyes especiales.
En este articulo desarrollaremos los aspectos más relevantes que debemos conocer sobre los libros sociales, a través de los cuales se conservan los actos jurídicos y comerciales que la sociedad como tal autoriza, tales como venta o cesión de acciones, cambio de accionistas, aumento o disminución de capital, transformación de la sociedad, de esta manera los libros sociales permiten conocer de manera escrita la vida de la sociedad.
Los requisitos generales de todo libro social son:
- Existencia física
- Numerado correlativamente y ordenado de forma cronológica
- Autorizados
Existencia Física: El Código de Comercio exigía que los libros debían estar empastados, por lo que es muy común que a la fecha en las empresas encontremos libros sociales con dicha característica, sin embargo, en la actualidad, nuestro Código de Comercio y la Ley de Normas de Contabilidad y de Auditoria ( LNCA) ha simplificado la formalidad de dichos libros al indicar que los mismos pueden ser llevados inclusive en “Hojas sueltas”, lo que permite flexibilidad a favor de las personas jurídicas en el sentido de mantener la existencia de libros empastados, o simples hojas sueltas. El sentido del legislador ha sido que en lugar de manuscritos pueda utilizarse medios tecnológicos de impresión y con ello obviar la antigua obligación del secretario de la sociedad de plasmar a mano las asambleas, actas o registro de accionistas. Importante considerar que sea manuscrito o impreso, el requisito indispensable es que deben existir físicamente [i]
Numeración correlativa y ordenadas cronológicamente Las “hojas sueltas” o libros deben ser debidamente enumerados y consignados de forma cronológica, esto con el propósito que conserven la historia de la sociedad conforme se ha desarrollado en el tiempo, y revistan de credibilidad frente a sus accionistas y terceros.
Autorizados: Conforme el artículo 12 de la Ley de Normas de Contabilidad y Auditoría, refiere a que todo libro que deba llevar los comerciantes y personas jurídicas, ya sean contables o sociales, deben ser autorizados, autorización que es realizada por el ente gubernamental legitimado, siendo en la actualidad, la alcaldía municipal del domicilio de la sociedad.
Aspectos sobre cada uno de los Libros societarios
Libro de Registro de Accionistas: Las sociedades anónimas que emitan acciones nominativas, tienen la obligación de llevar un registro de las mismas, el cual se identifica como “Libro de Registro de Accionistas” , este libro constituye el vínculo legal entre la sociedad y el accionista, y este último al ser inscrito, le permite ejercer sus diversos derechos como accionista, tales como derecho de preferencia en la compra de acciones o aumento de capital, derecho a voto, derecho a percibir dividendos, entre otros.
La información mínima que este libro debe contener es la siguiente: I.- El nombre, nacionalidad y domicilio del accionista; la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades; II.- Las exhibiciones que se efectúen; III.- Las transmisiones que se realicen; IV.- La conversión de las acciones nominativas en acciones al portador; V.- Los canjes de títulos; VI.- Los gravámenes que afecten a las acciones; y VII.- Las cancelaciones de éstos y de los títulos[ii]
Este libro es fundamental, ya que la sociedad está obligada a considerar como “socio” a aquel que se encuentra inscrito en el libro de registro de Accionistas, es por ello que la actualización del registro de accionistas es imperativa, pues la negativa injustificada para inscribir a un accionista obliga a la sociedad y sus administradores al pago de los daños y perjuicios que ocasionaren. [iii]
Libro de Actas
Este libro tiene como propósito llevar un registro de actas: a) de las asambleas generales de accionistas, ya sean ordinarias o extraordinarias; y b) de las actas de las reuniones del Consejo de administración de la sociedad.
Algunas sociedades deciden autorizar un libro para transcribir las asambleas de los accionistas y otro libro para transcribir las reuniones del Consejo de Administración, lo cual no está prohibido por la legislación vigente, sin embargo, corresponde a cada sociedad decidir si autoriza dichos actos en un solo libro o no, pues lo relevante para la sociedad es que sean conservados todos los acuerdos que se generen. Las actas estarán autorizadas por las firmas de las personas que tengan esta facultad conforme a los estatutos.
La norma general establece que los accionistas deben celebrar por lo menos una asamblea ordinaria anual, y /o las asambleas que sus estatutos dispongan. En caso de que no sea posible consignar en el libro de Actas una asamblea, esta deberá protocolizarse ante notario, y las asambleas extraordinarias siempre deberán protocolizarse e inscribirse en el Registro Público de Comercio, aun y cuando conste en el libro[iv].
La importancia de consignar en libros el acta de la celebración de las asambleas de accionistas y/o juntas del Consejo de Administración, entre otras, es para proteger a los mismos asistentes/participantes , ya que los disidentes en una votación, son exonerados de responsabilidad, y a contrario sensu , aquellos accionistas, administradores y/o comisarios, que ejercen su voto en asuntos que conllevan intereses contrarios a la sociedad, o relativos a su responsabilidad, son responsables de los daños y perjuicios ocasionados[v]. Tales infracciones no pudieren ser sustentadas si no constaren en las asambleas o juntas transcritas en el respectivo libro.
Libro de Aumento y Disminución de Capital
Todo aumento o disminución del capital social deberá inscribirse en un libro de registro que al efecto debe llevar toda sociedad[vi], este libro registrara los movimientos del capital económico y reviste de gran importancia, pues los datos en el consignados son considerados por la administración pública para efecto fiscales , los cuales pueden incrementar o disminuir conforme al valor consignado, es entendido que dichas anotaciones deben realizarse hasta que el aumento o disminución es inscrito mediante reforma de escritura de constitución por
Conforme a la Ley para la Generación de Empleo, Fomento a la Iniciativa Empresarial formalización de Negocios y Protección a los Derechos de los Inversionistas, creada en fecha 8 de enero del 2014, se aprobó la constitución de sociedades mercantiles “bajo cualquier modalidad” de las reconocidas en el Código de Comercio , y con el propósito de facilitar la inversión se autorizó a dichas sociedades para constituirse con un único socio, con un capital mínimo voluntario, entre otros, y en lo concerniente a los libros sociales , fueron facultadas para llevar dichos libros de la manera siguiente:
- De forma electrónica (sin impresión ni autorización de ningún tipo),
- Celebración de sus asambleas y juntas del consejo de forma virtual, y con la obligación de grabar la reunión guardando la evidencia a través de un video, y entregar una copia a cada asistente
- El secretario elabora un resumen de los acuerdos tomados en las reuniones virtuales y debe entregar en físico o electrónico una copia a los asistentes[vii]
Finalmente es relevante que las sociedades cumplan con su obligación de llevar los libros legales (sociales y contables) conforme las normas vigentes, mismos que conforme la ley de NLCA revisten de fuer
[i] Art 36 del Código de Comercio y art. 12 LNCA (Decreto 189-2004)
[ii] Art 137 Código de Comercio
[iii] Art 138 Código de Comercio
[iv] Art 191 Código de Comercio
[v] Art 151 y 154 Código de Comercio
[vi] Art. 305 Código de Comercio
[vii] Art 1, 6, 7, 8, 9 Ley para la Generación de Empleo, Fomento a la Iniciativa Empresarial formalización de Negocios y Protección a los Derechos de los Inversionistas