Escrito por:
Astrid Dominguez y María Teresa Estrada
Actualmente las organizaciones son conscientes de la necesidad de implantar sistemas y programas de cumplimiento que permitan prevenir y reducir la comisión de hechos delictivos. En ese sentido, uno de los componentes esenciales que no pueden faltar en ningún programa es la implementación efectiva de un canal de denuncias internas.
El canal de denuncias (o sistema de whistleblowing) constituye el mecanismo interno establecido en una empresa que permite comunicar de forma confidencial y, en consecuencia, detectar o prevenir posibles irregularidades, actos indebidos, comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna de la compañía, que se estén realizando dentro de la misma, y que puedan suponer para la misma algún tipo de responsabilidad penal, civil o administrativa.
Al respecto, el canal de denuncia tiene dos principales objetivos: el primero de carácter reactivo que permite a la empresa reaccionar ante el conocimiento de un presunto acto irregular o ilegal ya cometido. El segundo de carácter preventivo mediante el cual se permita inhibir a una persona de realizar algún comportamiento irregular o ilegal, que sin la existencia de este canal pudiera estar tentado a realizar.
Para que un sistema de denuncias interno sea eficaz y responda a la finalidad para la que fue implantado es necesario que cumpla con las siguientes características:
- Sistema de respaldo por la dirección:
Un aspecto fundamental para garantizar la eficacia del canal de denuncia radica en que el sistema se encuentre respaldado por la dirección de la compañía, de tal forma que se haga obligatorio su conocimiento. En caso la entidad aplique por primera vez el canal de denuncia es importante que exista una capacitación previa a todos los empelados de la compañía y que exista constancia de recepción del contenido informado.
- Sistema en el que los comportamientos irregulares estén expresamente detallados, así como las consecuencias de su incumplimiento:
Todo canal de denuncias debe tener claramente detallados y expresamente tipificados los comportamientos y acciones que se consideran irregulares por la organización y, en consecuencia, sobre los que se pueden interponer una denuncia.
- Sistema previamente divulgado y que cumpla con la obligación de información:
El canal de denuncia debe haber sido previamente divulgado entre sus destinatarios, es decir, tanto a los empleados como aquellas personas que tengan algún tipo de vinculación con la entidad. Para garantizar dicha divulgación, tanto los denunciantes como los denunciados deben haber sido informados previamente de la existencia de estos sistemas, del tratamiento de los datos que conlleva la formación de una denuncia y de las consecuencias que para el denunciado puede comportar este hecho.
Al respecto, es importante que la compañía pueda contar con la constancia de dicha inducción, a efecto de evitar que los empleados y/o proveedores puedan demandar cierto desconocimiento del sistema de denuncias.
- Sistema fácilmente accesible:
Se debe permitir que cualquier persona que tenga una relación civil, mercantil o laboral con la entidad, pueda tener acceso al sistema de comunicación de irregularidades. Por ello, para que dichos canales puedan ser utilizados por todas las personas vinculadas a la entidad, es necesario que puedan ser utilizados diversos procedimientos/mecanismos para comunicar las irregularidades, tales como: formulario electrónico en la página web, el intranet de la empresa, correo electrónico o bien, enviar una carta en soporte papel para una determinada dirección.
- Sistema proporcional:
Esta característica radica en la importancia que los hechos denunciados tengan una implicación directa en la relación existente entre el denunciante/denuncia y la entidad; de tal forma que no pueda ser objeto de denuncia cualquier tipo de comportamiento supuestamente indebido, sino aquellos que estrictamente estén relacionados con la actividad empresarial.
- Sistema documentado:
Es importante que el procedimiento que regula los extremos concretos del canal de denuncia se encuentre previamente aprobado y documentado por escrito, de forma que tanto los usuarios como los órganos que deben gestionar las denuncias tengan un conocimiento real y homogéneo del proceso; es decir, el funcionamiento del sistema interno de denuncia.
- Sistema que garantice que no habrá represalias para el denunciante:
De tal forma que debe tener claro que, además de la confidencialidad de sus datos de identificación durante todo el proceso, se le garantizará también que no puede ser objeto de represalias de ningún tipo por el solo hecho de denunciar.
Aunado a ello, la implementación de un canal de denuncia conlleva la constitución de una estructura organizacional que deba asumir las funciones de recepción de denuncias, investigación de los hechos y en general, todas aquellas acciones que conlleva la gestión íntegra de un sistema de denuncias. De esa cuenta, las implicaciones que conlleva la implementación de un canal o buzón de denuncia deben ser integradas a través de un equipo multidisciplinar o bien, un comité de denuncias, que cuente con la suficiente confianza de la Dirección que le haga fiel valedor de gestionar información que, por su sensibilidad, en caso de una mala utilización del a misma, puede poner en peligro la reputación de la empresa.
En cuanto el ámbito de aplicación, desde un punto de vista subjetivo no debe ser aplicado en forma exclusiva a los empleados de la entidad, sino también debe aplicarse a proveedores y/o clientes que desarrollen otro tipo de labores en la compañía o estén vinculados con otro tipo de relación. Desde el punto de vista territorial, en caso exista un grupo empresarial que se encuentra conformado por entidades distintas ubicadas en diferentes países, es importante que pueda ser definido cuál de todas las entidades llevará la gestión de las denuncias. Sin embargo, dependiendo de la legislación de cada país, es recomendable que cada empresa tenga su propio canal de denuncia que permita una gestión eficaz.
Por lo tanto, a nuestro criterio, estos elementos, implementados en forma adecuada, lograrán que el canal de denuncia sea eficaz y útil como un mecanismo a través del cual se logren permear los principios y valores de nuestras entidades en cada uno de los sujetos que lo conforman. Corresponderá entonces evaluar en forma adecuada cómo ha funcionado nuestro canal de denuncia y si, de alguna forma, el mismo debe de readecuarse.