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Escrito por:
Socia, Silvia Canales
scanales@consortiumlegal.com
Consortium Legal – Costa Rica

 

En la actualidad las empresas y organizaciones se ven expuestas a mayor intensidad y cantidad de regulaciones de diversa índole y jerarquía. Por ende, se encuentran más expuestas al riesgo de incumplimiento regulatorio, entendido no sólo como la infracción a las normas sino también su desconocimiento o mala interpretación, lo cual puede afectarlas a nivel financiero, operacional y reputacional.

De esta forma, es más frecuente escuchar sobre programas de cumplimiento corporativo o compliance, como también se les conoce en otras plazas, donde incluso se ha convertido en una función de prevención integrada a la estrategia y estructura organizacional, a fin de cumplir a los preceptos legales o bien lograr protegerse ante situaciones de riesgo, que pueden comprometer la estabilidad y continuidad de la actividad de la organización.

Dado que el ritmo, la complejidad y el impacto del cambio afectan a todos los sectores, la necesidad de gestionar y mitigar los riesgos de forma proactiva, a la vez que se garantice el cumplimiento de las normas por parte de la empresa, es fundamental.  De esta forma, aparejado a la evaluación de riesgos de negocio y control interno, surge la función de cumplimiento, como herramienta estratégica para generar mayor competitividad y crear valor a la organización, a los clientes y al mercado.

Los programas de cumplimiento surgen hace ya varias décadas, primordialmente en el mercado anglosajón, centralizados fundamentalmente en temas legales. No obstante, con el tiempo han evolucionado a un ámbito más integral, considerando no solo el cumplimiento legal sino también temas de transparencia, ética y buen gobierno corporativo. En la actualidad, el cumplimiento corporativo es una de las cuestiones más novedosas e incipientes a incorporar en las estrategias de gestión y visión de cualquier organización.

La normativa regional ya incorpora obligación de contar con políticas empresariales de Gobierno Corporativo, responsabilidad penal de las personas jurídicas, en la figura de sus directores y representantes, e incluso reglas como el FCPA y similares  pueden tener consecuencias importantes, pues las fuentes de financiación internacionales y las contrapartes potenciales de fusiones y adquisiciones suelen requerir a nuestras empresas, sólidos procedimientos de cumplimiento antes de hacer negocios con ellas, aparte de la responsabilidad civil o penal que pueden asumir en la ejecución de los mismos.

La pregunta que surge es qué implica el proceso de implementación del compliance en la estructura empresarial, siendo que es una figura novedosa en nuestro país y que han sido los sectores altamente regulados, como el financiero, los que se han visto más expuestos al avance veloz en este tema.

Las empresas deben integrar una mentalidad de cumplimiento de estándares éticos y legales, como protocolos de buen gobierno de obligado cumplimiento, en todos los niveles corporativos, desde el más bajo hasta el más alto, y procurar que forme parte de la cultura interna. El cumplimiento corporativo es un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.

Los sistemas de cumplimiento de normativas complejos, manuales o basados en papel, generados con el único objetivo de cumplir un requisito, dificultan y frenan la capacidad de respuesta rápida de una empresa. Un programa de cumplimiento sostenible debe basarse en un profundo entendimiento de los valores de la empresa, los objetivos de negocio y sus desafíos en tiempo real.

Para que las prácticas de gestión de cumplimiento corporativo se conviertan en parte de la cultura de una organización, deben estar integradas en las actividades operacionales de todas las líneas de negocio, divisiones y funciones.  El cumplimiento y la ética son fundamentalmente positivos para los negocios.  Las empresas deben conducir sus negocios no solo con integridad, sino que asegurarse de que esa conducta se evidencia fácilmente. Programas robustos de cumplimiento son herramientas no solo de establecimiento de las regulaciones sino de control de su correcta ejecución, así como detección oportuna de oportunidades de mejora y desviaciones en su aplicación.

En su implementación, son una valiosa ayuda las guías y directrices que emanan de organismos nacionales e internacionales de reconocido prestigio, tales como la OECD, Institutos de Gobierno Corporativo, entre otros, que ilustran sobre los sistemas para la gestión del cumplimiento (Compliance Management Systems o CMS), generando  diversas formas de adaptar los principios en que se asientan los diferentes estándares de cumplimiento a las particularidades de cada organización, bajo criterios de proporcionalidad según sus circunstancias.

De esa forma, corresponde a la empresa determinar el alcance de sus programas de cumplimiento corporativo considerando el contexto externo e interno en el que se desenvuelve, sus requisitos de cumplimiento corporativo, es decir todo aquello que es obligatorio para la organización (leyes, reglamentos, licencias, códigos, manuales, planes de prevención de delitos, etc.); así como sus compromisos, es decir, todo aquello que no es exigido externamente, pero sí conveniente para una gestión eficiente y competitiva de su negocio, y que por procesos de autorregulación han sido adoptados (Códigos de ética, certificaciones, procedimientos, manuales, etc.).

Estos sistemas no son eficaces en la práctica si se carece de estructuras que velen por su cumplimiento.

Por ello es muy relevante la relación que existe entre gobernanza y cumplimiento, puesto que el éxito en los objetivos depende del compromiso y liderazgo que los ejecutivos del más alto nivel muestren sobre el particular. La organización debe asegurar la competencia de su personal en materia de compliance, y para ello se puede apoyar en herramientas fundamentales como la formación y la sensibilización. Una vez desarrollado el sistema de Gestión debemos seguirlo, medirlo, analizarlo y evaluarlo, a efecto de mantenerlo acorde con el dinamismo del negocio y sujeto a mejora continua.

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